글로벌 비즈니스 에티켓 - 일본

 

글로벌 비즈니스 에티켓 - 일본

     

       

1. 역사/문화적 특이사항 및 금기사항

     

□ 다이죠부데쓰(だいじょうぶです)의 남발은 금물

     

사전적 의미로는 'It's OK'를 의미하는 다이죠부데쓰(だいじょうぶです). 사실 일본 내에서는 이 말만 자연스레 구사가 가능해도 상당 부분의 대화는 수월해진다. 슈퍼마켓에서 물건을 산 다음에 ‘비니루, 다이죠부데쓰(ビニール、だいじょうぶです)’라고 하면 ‘봉지는 필요 없다’는 뜻이 되고, 음식을 대접하는 자리에서도 ‘아지와 다이죠부데쓰까(味はだいじょうぶですか？)’라고 하면 ‘먹을만하냐’는 질문이 된다. 물론 대답은 다이죠부데쓰(だいじょうぶです)라고만 하면 된다.

     

단, 비즈니스 상담 시에는 이 단어의 남발은 피할 필요가 있다. 일본인은 자신들도 이따금 필요 이상으로 세계적인 표준을 초과하는 엄격한 기준을 추구하고 있다는 사실을 인지하고 있다. 그럼에도 불구하고 1개 제품을 제작하는 경우 100%의 완성도를 달성하지 못하면 그 제품의 출시를 연기하는 경우가 다반사고, 심지어는 제품은 완성되었는데도 매뉴얼이 제작되지 않아 1년간 출시를 지연하는 사례 또한 실제로 존재할 정도이다. 그런 정교함을 추구하는 일본 업계 사람들과 대화함에 있어서 다이죠부데쓰(だいじょうぶです)와 같이 정확한 척도 없는 어구의 사용은 피할 필요가 있을 것이고, 일본인들 또한 반기진 않을 것이다.

     

□ 오른쪽 좌석이 상석인 일본 문화

     

예로부터 일본에서는 왼쪽 좌석이 상석으로 인식되어 왔으며, 과거 3월 3일 종이나 천으로 만든 인형(雛, 히나)를 장식하면서 여자아이의 행복을 비는 히나마츠리(ひな祭り)에서도 왼쪽에 왕이, 오른쪽에 왕비가 위치하게 되어 있었다. 그러나 근대에 들어서는 서양문화를 받아들이는 과정에서 이 인식은 정반대로 바뀌면서 지금은 오른쪽이 상석이라는 인식이 일반화되어 있다.

     

호텔이나 아파트 등의 엘리베이터를 탈 때가 좋은 예가 될 수 있는데, 엘리베이터 내에서는 손위 사람이 엘리베이터 안쪽의 오른편(바깥에서 봤을 때 왼편)에 서게 되며 손아래 사람이 엘리베이터 버튼을 조작할 수 있도록 버튼 바로 앞에 서게 된다. 택시를 탈 때는 특히 운전석 바로 뒤가 가장 안전하기도 한만큼 운전석 뒷좌석인 뒷줄 가장 오른쪽 좌석에 손위 사람 좌석이 되게 된다.     

 

[엘리베이터와 택시에서의 상석]

        

     

□ 우선은 자신을 낮추는 것이 상책

     

일본인인들 자신이 거래 상대방한테 선물을 줄 경우도 선물을 ‘츠마라나이모노(つまらないもの)’라 표현하는 경우가 종종 있다. ‘츠마라나이모노(つまらないもの)’란 대푼짜리란 뜻으로 결국 자신을 극도로 낮추는 표현에 해당된다.

     

이렇듯 일본인들은 비단 비즈니스 영역에서만이 아니라 일반 영역에 있어서도 자신을 낮추는 버릇이 습관화되어 있다. 이러한 특징은 일본인들의 말투에도 스며들어 있는데, 가령 ‘~를 할 수 있어서 기쁩니다’라는 표현의 경우 ‘~를 할 수 있게 해주셔서 기쁩니다’라는 표현이 일반적으로 쓰이게 된다.

     

 

2. 비즈니스 에티켓

     

□ 약속

     

일본에서 비즈니스를 전개함에 있어서 약속을 지키는 것은 철칙이라 하여도 과언이 아니다. 면담 시간을 비롯하여 납기, 자료 제출 기한 등을 지키는 것은 일본기업과 신뢰관계를 구축하는데 근본적인 바탕이 된다. 아울러 비즈니스에 관한 약속을 할 때 과장해서도 안되는데, 자신이 수행할 수 있는 범위를 성실하게 전달하고, 약속을 지킬 수 없게 되었을 경우는 반드시 미리 사정을 설명하면서 사죄의 의사를 표명할 필요가 있다.

     

면담 약속은 보통 2주전까지는 잡는 것이 상식적이다. 날짜가 임박해서 약속을 잡을 경우 좋지 못한 인상을 상대방 일본인에게 남길 수 있기 때문이다. 또 일단 약속시간을 잡으면 함부로 변경하는 것도 좋지 못한 인상을 상대방한테 남길 방법이다. 방문 전에는 방문 목적, 방문자의 수, 방문자 이름과 직위/직책 등을 사전에 전달하는 것이 좋고, 방문 시에는 약속장소의 5~10분전에 도착해두는 것이 좋다.

     

□ 식사

     

일본에서는 종교를 갖지 않은 사람이 많기 때문에 종교적 이유로 인한 음식, 음주 관련 제한은 없다고 봐도 무방하다. 일본인들은 기본적으로 일식을 좋아하나, 일본에는 양식, 중식, 한식 등 세계 주요 음식들이 넓게 보급되어 있는 만큼 일본인과 식사할 때 일식만을 고집할 필요는 없다.

     

일본인과 식사를 할 경우, 상대방에게 불쾌감을 주지 않도록 주의할 필요가 있다. 일식을 먹을 때는 물수건으로 얼굴이나 목을 닦는 것, 식탁 위에 담배를 두는 것, 식사 중에 이쑤시개를 쓰는 것 등이 매너 위반이다. 또한 젓가락을 쓸 때는 젓가락으로 식기를 움직이는 것, 젓가락을 핥거나 무는 것, 식기 위에 젓가락을 두는 것, 음식물에 젓가락을 찌르는 것 등은 좋지 못한 인상을 상대방한테 남길 위험이 있다.

     

일본 비즈니스 매너 중에는 식사 중의 좌석 배치도 중요한 부분으로 간주되는데, ① 출입구로부터 가장 먼 자리, ② 일본식 방(和室)의 경우 도코노마(床の間)에 가장 가까운 자리가 가장 상석이라 할 수 있고, ③ 초대받은 사람의 경우 상대방보다 직위가 높아도 끝자리에 앉는 것이 원칙이라 할 수 있다.

     

□ 선물

     

일본 비즈니스 문화에 있어서 선물을 주고 받는 것은 중요한 풍습이라 할 수 있다. 여름에는 '오츄우겐'(お中元), 연말에는 '오세이보'(お歳暮)라는 선물을 거래관계가 있는 업체끼리 교환하는 문화가 존재한다.

     

일본인들은 선물의 가치 자체보다는 선물을 주는 행위에 중점을 두는 경향이 짙다. 그래서 일본기업으로부터는 매우 간소한 선물을 받는 경우도 있고, 반대로 고가의 선물을 받는 경우도 있으나 선물의 대소가 비즈니스 성과와 직결되는 구조는 아니다. 한편 선물을 일본인들에게 줄 경우에도 고가의 물건을 선물할 경우 상대방이 부담을 느낄 경우가 허다하기 때문에 거래를 시작하기 전에는 간단한 식품 등을 선물하는 것으로도 충분하다. 일본인들이 선호하는 한국 선물로는 김치, 김, 차, 과자 등이 있다.

     

일본에서는 선물을 받을 때 바로 포장을 열기 보다는 선물을 준 사람이 돌아간 후에 포장을 여는 풍습이 있다. 또한 일본인들은 선물을 받을 때 2번 가량 사양의 의사를 보일 경우도 있는데 이 또한 풍습의 일환으로, 선물을 받을 의지가 정말로 없다는 뜻은 아닌 경우가 많다.

     

선물로 적절하지 않는 품목으로는 손수건, 칼, 불과 관계 있는 것(라이터, 재떨이 등) 등이 있다. 손수건은 일본말로 '테기레'(手切れ)라고도 하며, 테기레는 '절연'을 의미하는 말이고, 칼 또한 관계의 단절을 연상케 하기 때문이다. 또한 선물 개수가 4와 9(4=시='死', 9=구='苦'를 연상)가 되지 않도록 주의가 필요하다.

     

□ 인사

     

일본에서 가장 중요한 인사는 '오지기'(お辞儀)라는 동작이다. 오지기는 감사나 경의를 표할 때나 사과할 때, 뭔가를 부탁할 때에 상대방에게 허리를 구부려 하는데, 서서 하는 오지기에는 '에샤쿠(會釋)', '경례(敬禮)', '최경례(最敬禮)'의 3가지가 있다.

     

[왼쪽부터 '에샤쿠(會釋)', '경례(敬禮)', '최경례(最敬禮)']

      

'에샤쿠(會釋)'는 동료나 스쳐 지나가는 사람들에 대해 행하는 간편한 오지기이며, 상체를 15도 정도 구부려야 하고, 목 만을 구부려 하는 '에샤쿠(會釋)'는 매너에 어긋나는 것으로 생각하는 일본인도 존재한다. '경례(敬禮)'는 거래선 등과 면담할 때나 무엇인가를 의뢰할 때 하는 오지기이며, 상체를 30도 정도 구부린다. '최경례(最敬禮)'는 가장 정중한 오지기이며, 크게 상대방에게 경의를 표하거나 사죄의 의사를 전달할 때 상체를 45∼60도 정도 구부려 행하게 된다. 남성은 허리를 굽힐 때 팔을 몸 옆에 붙이게 되고 여성은 양손을 앞으로 가지런히 포개게 된다.

     

참고로 일본에서는 아무리 친한 관계라 하더라도 스킨십을 요하는 인사는 행하지 않으며, 악수나 포옹을 하거나 볼을 만지는 인사는 일반적이지 않다.

     

□ 복장

     

일본 비즈니스 문화에 있어서 '외관'은 매우 중요한 요소라 할 수 있다. 용모나 체형 등은 문제가 되지 않는데 머리 모양, 냄새, 청결한 복장 등 인위적인 변화가 가능한 부분은 상대방으로 하여금 신뢰감에 대한 판단을 할 요소로 작용하기도 한다.

     

일본인들도 비즈니스에 있어서 대체로 양복을 입게 되는데, 대체로 수수한 복장을 선호하는 편이다. 양복의 색은 검정색, 회색 등이 일반적이고, 넥타이도 수수한 디자인이나 무난한 색이 선호된다. 일본 업체와 최초로 면담할 때나 중요한 미팅이 있을 경우에는 수수한 복장이 권장된다.

     

일본에서도 여름에 넥타이를 매지 않는 '쿨 비즈' 스타일이 유행하고 있으나, 영업직 직원이 고객을 방문하거나, 또는 사무직 직원이라도 중요한 회의에 참석할 경우는 넥타이를 매는 경우가 일반적이다. 아울러 IT업계나 게임 업계 등에 있어서는 캐주얼 복장 근무를 도입하고 있는 업체가 늘고 있는 추세이다.

     

아울러 가장 주요한 포인트는 청결감인 만큼, 복장 이외에도 수염, 손톱, 구두 등 전반적으로 고려하여 깔끔한 몸가짐을 추구할 경우 상대방 일본인들에게 좋은 인상을 남길 수 있다.   

 

           

3. 바이어 상담/거래 시 유의사항

     

□ 상담 태도

 

처음부터 끝까지 시종일관 타협적 자세를 견지하는 것이 중요하다. 일본인은 타협할 자세를 갖추고 있고 상대방의 의견을 경청하는 사람에게 호감을 가지기 때문이다. 그러므로 말이 너무 많거나 공격적이며 타협 자세가 갖추어져 있지 않은 사람은 경원하는 경향이 있으므로 주의가 요구된다. 또 상대방의 체면을 손상시킬 수 있는 노골적인 힘의 과시에 대해서는 대단히 불쾌한 인상을 가질 수 있다.

     

상담은 중간 관리층이 행하는 것이 좋고, 젊은 직원을 상담 대표로 보내는 것을 불쾌하게 받아들일 수 있으며 이 경우 상대 회사가 상담에 큰 의미를 두지 않는다고 생각하기 쉽다. 한편 일본 기업은 기본적으로 거래선을 바꾸는 것을 싫어하며 가능한 한 동일 기업과 오래 거래하기를 희망하는 경향이 있으니 거래선 선정에 대단히 신중하다. 따라서 첫 상담에서 비즈니스를 본격적으로 시작하려는 과욕은 금물이며 무엇보다 처음 상담에서는 일본 측에게 신뢰할 수 있고 거래를 해도 안전한 상대방이라는 인식을 심어주는 것이 중요하다.

     

끝으로 상대방의 질문이 없으면 관심이 없다는 의미일 수 있다. 겸손은 일본인의 미덕이므로 일본인은 상대방의 상품에 관심이 전혀 없더라도 말로는 표현하지 않는다. 따라서 질문이 전혀 없거나 간단한 대답만을 하는 등의 경우는 관심이 없다는 의사 표시로 생각할 수 있다.

     

□ 상담 자료(카탈로그, 샘플)

 

상담 이전에 자사 카탈로그를 미리 상대방에게 전달하는 것은 꼼꼼하다는 인상을 심어줄 수 있어 상담에 유리하게 작용할 수 있다. 일본인은 회사의 규모나 실적 등을 중시하므로 회사 의 규모나 연혁, 재정 상태를 알 수 있는 회사 소개 자료나 공개해도 무방한 거래처의 리스트 등의 자료를 카탈로그와 함께 제공하는 것이 상담에 매우 효과적이다.

     

특히 거래선 중 유력 회사가 있다면 회사의 신용도를 크게 제고할 수 있다. 일본인들에게 활자는 진실에 버금가는 것이므로 무역이나 기타 분야의 정기 간행물 등에 자사나 자사 제품에 대한 소개 기사가 게재되었을 경우 이것을 보여주면 더욱 신뢰도를 높일 수 있다. 자료는 기본적으로 일본어로 작성하는 것이 비즈니스상담에는 효과적이나 별도로 구비되지 않을 경우 영어 자료라도 준비하도록 하자.

     

□ 화제영어

     

일본인들의 특성 중 하나로 꼽히는 것이 줄임발과 일본식 발음의 영어를 자주 쓴다는 점이다. 이는 이미 일본인들간의 대화시 영어로서 사용되는 것이 아닌 일본 고유의 언어(화제영어)로 쓰여지는 것이기 때문에 때때론 영어 네이티브 스피커도 알아듣지 못하는 경우가 발생된다. 그렇기 때문에 일본인과의 원활한 의사소통을 위한 준비작업의 일환으로 이 화제영어를 익혀두는 것이 필요하다.    

 

     

□ 명함

 

상담 시 명함 교환은 반드시 이루어져야 하므로 일본에서 명함은 늘 몸에 지니고 다녀야 할 필수품이다. 또한, 명함은 상대방이 읽을 수 있도록 순 한글로 된 명함 보다는 한자와 영어 로 된 명함으로 준비하여야 한다. 일본인들은 대부분 가죽으로 된 명함 지갑을 따로 가지고 다니며, 깨끗한 상태의 명함을 상대방에게 건네주기 때문에 아무렇게나 수첩이나, 지갑에서 때가 묻은 명함을 꺼내서 건네주는 것은 삼가는 것이 좋다.

     

 

4. 방문 시기

     

일본을 방문하기에 적절하지 않는 시기로는 연말연시, 여름휴가, 골든위크(5월 초, 어린이날 앞뒤) 등이 있다. 연말연시에는 일반적으로 12월 29일∼1월 3일까지 대부분의 업체가 휴무에 들어간다. 또한 이 시기를 전후하여 귀성이나 여행을 위해 유급휴가를 내는 사람도 많이 있기 때문에, 이 시기에는 전국적인 교통혼잡이 야기되기도 한다. 아울러 기업들도 업무 정리나 거래선에 대한 인사 등에 시간을 투자하기 때문에 12월 중순부터 1월초까지의 방문은 가급적 피하는 것이 좋다.

     

여름에는 '오봉야스미(お盆休み)'가 있다. '오봉'은 우리나라의 추석에 해당하이며, 8월 13일부터 15일까지 대부분의 업체가 이 기간 동안에도 휴무에 들어간다. 오봉 기간 중에는 많은 일본인들은 자신의 고향을 찾는 만큼 이 오봉 전후하여 8월의 2~3주째의 방문은 자제하는 것이 좋다.

     

골든위크란, 보통 4월 29일부터 5월 5일까지의 7일간을 말하나, 그 기간을 전후하여 주말이나 대체 휴일이 존재할 경우 이들까지 포함해서 부른다. 골든위크를 이용해서 많은 일본인들은 해외여행이나 국내여행을 떠나게 되는데, 서비스 업계(관광 등)는 이 시기가 연중 가장 바쁜 시기라 할 수 있어, 골든위크에 근무하는 대신 이 기간을 피해 대체휴가가 직원들한테 부여되는 경우도 존재한다.

 

 

5. 국가개요

 

국가명	일본(日本)/JAPAN
면적	34만㎢ (한반도 22만 ㎢)
수도	도쿄(東京)/TOKYO
인   구	1억2,738만 명(’10.3)
언    어	일본어
화폐/환율	엔(Yen) / 1달러= 81.3엔(’10.10.24)
시    차	없 음

     

     

♧ 시간 약속에 늦었을 때 생각할 수 있는 여러 나라 사람들 반응 ♧

     

일본인의 시간관념에 대해 풍자한 죠크. 국제적인 학회에 지각해버린 각국 연사, 지각해버린 만큼 발표 시간이 절반으로 줄어버렸다. 각국 연사들의 대처방안은? 미국 연사는 내용을 압축하여 시간 내에 끝낸다고 하고, 영국 연사는 평소의 속도를 유지하다가 시간이 되면 도중에 그만둔다고 한다. 프랑스 연사는 평소대로 하다가 다음 발표자의 시간까지 지연시켜버리고, 이탈리아 연사는 평소의 잡담만 생략하면 시간 내로 발표를 끝낸다고 한다. 그렇다면 일본인은?

     

정답은 ‘일본인들이 늦는 일은 있을 수 없다’이다. 그만큼 일본인들은 시간관념에 투철하다는 것이다. 남들한테 피해를 주는 것은 절대 금물이라는 교육을 유치원 때부터 교육받아온 일본인들은 자신 때문에 상대방의 시간이 허비되면 안된다는 생각을 항상 갖고 있기 때문에 약속시간에 늦는 일은 있을 수 없는 것이다.